SUBTOTALES

La función de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, suponiendo que tenemos una hoja con los gastos personal que hemos realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por cada área de nuestro gasto. 

 Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

Realiza el siguiente ejemplo:

Empresa	País	Ingresos	Gastos		Beneficios
Los conquistadores	España	2554555		565533		1989022
Los conquistadores	Francia	2456895		65656		2391239
Los conquistadores	USA	6546588		565566		5981022
Americanino	USA	1234567		1561685		-327118
Americanino	México	7654321		758621		6895700
Americanino	España	8945612		5697874		3247738
Americanino	Francia	1223344		256487		966857
Jaybell	USA	5664879		455645		5209234
Jaybell	Chile	6546588		5897466		649122
Jaybell	Alemania	2456895		458976		1997919

Debe crear una lista, con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los totales parciales:

- Seleccione todo el rango de datos (A1:E11)

- Active la opción Subtotales del Menú Datos

- Active las opciones necesarias:

Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas):

Usa función SUMA
Agregue subtotal a BENEFICIOS
Active la opción Aceptar.

Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y – o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos.

Para añadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones:

• Vuelva a seleccionar la lista de datos y active la opción Subtotales delMenú Datos
• Cambia la opción Usar función y escoja la función Promedio.
• Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS
• Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perdera los subtotales conseguidos).
•  Active la opción Aceptar.
•  

el funcionamiento de la función SUBTOTALES, muy útil cuando trabajamos confiltros, y necesitamos operar con algunos de sus campos.Si tenemos el siguiente ejemplo:

Aplicaremos una función SUBTOTALES al campo 'Precio compra'
=SUBTOTALES(9;$D$2:$D$11)
sabiendo que los argumentos de la función son
=SUBTOTALES(núm función; valor1, valor2, ...)
El argumento Número de función responde a la tabla:

Es importante recordar que la función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de núm función que utilice; además esta función sólo evaluaría un resultado sobre filas ocultas y nunca sobre columnas ocultas. Los números de funciones del 101 al 111 únicamente funcionan cuando hablamos de listas.

Sabiendo esto, cobra sentido la función aplicada anteriormente para nuestro pequeño ejemplo, puesto que queríamos saber cuál era el sumatorio del campo 'Precio compra' cada vez que tuvieramos aplicado un filtro, es decir, filas ocultas. Al no estar trabajando con Listas tomamos como número de función el valor 9 (también funciona exactamente igual con el valor 109).